Interessegebieden

Home | Weet wat er speelt | Gemeentewerk verandert | Robot blijkt een TOZO-teamspeler

Robot blijkt een TOZO-teamspeler

Dit voorjaar rolde een lawine aan aanvragen binnen voor Tijdelijke Overbruggingsregeling Zelfstandig Ondernemers (TOZO) bij alle gemeenten. Zo ook bij de samenwerkende gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk (BAR). Om dat goed te kunnen verwerken en de rechthebbenden tijdig te kunnen uitbetalen was het alle hens aan dek. Het BAR-team schakelde een robot in en die nam veel werk uit handen.

De TOZO overviel ons”, meldt teamleider Inkomen Rinie van der Stelt. “Met de menskracht die je hebt moesten we bedenken hoe we dit gingen oplossen. Ook hebben we team overstijgend overal mensen vandaan gehaald die met TOZO uit de voeten konden.” Het doel van de samenwerkende BAR-gemeenten was om de bulk aan aanvragen zo snel en zo goed mogelijk te verwerken. “Dat gaf een enorme saamhorigheid”, aldus Marco van Schoonhoven, teamleider Support. Om de verwerking van de aandvragen zo soepel mogelijk te laten verlopen wilde hij een nieuwe ‘medewerker’ introduceren: een robot.

Knoop doorgehakt

Van Schoonhoven zocht contact met teamleider Participatie Kees de Jong om zijn idee te bespreken. Deze moest er wel even over nadenken en ook medewerkers hadden vragen. Men besloot ervoor te gaan en de robot te introduceren zonder schaduw te draaien. “Dat was best een ding om dat erdoor te krijgen. Stel dat het fout zou gaan, dan gingen er misschien wel honderden aanvragen verloren”, meldt De Jong daarover. Na stevig overleg werd de knoop doorgehakt en kon de robot meedoen in het team dat de TOZO-aanvragen verwerkte.

Mens en robot in één team

mensen moeten vertrouwen krijgen in robots

Van Schoonhoven legt uit hoe mens en robot samen aan de slag gingen. “De robot verwerkte digitaal alle informatie van aanvragers die via een webformulier binnenkwam. Vervolgens besloten medewerkers of iemand recht had op de uitkering, daarna zorgde de robot voor de verdere afhandeling. Dus op het moment dat de medewerker akkoord was, werd het versturen van de beschikking geautomatiseerd geregeld. En er ging meteen een mailtje naar het archief zodat het ook netjes gearchiveerd is.”

Digitalisering gaat verder

De samenwerkende gemeenten gaan verder op de ingeslagen weg met digitaliseren en de inzet van de robot. Dat zal zeker impact hebben op de organisatie stelt Van der Stelt: “Hoeveel werk gaat de robot overnemen? Dat zal bepalen of je mensen wel of niet echt moet opleiden of in ieder geval moet zorgen voor goede instructies. Maar één ding heb ik de afgelopen jaren wel geleerd: mensen moeten vertrouwen krijgen in robots.”