Co's getrainde oog voor detail

Co de Feijter (56) is al ruim 30 jaar ambtenaar. De laatste 3,5 jaar is hij werkzaam bij de afdeling bedrijfsvoering van de gemeente Veere als adviseur op het gebied van informatievoorziening. Hij volgde meerdere opleidingen om in zijn vakgebied bij te blijven. Ook helpt hij als schrijfcoach zijn collega’s in hun communicatie met ‘de burger’.

Wat houdt je werk in?
“Het registreren en later kunnen ontsluiten van informatie. Het werk daarin is erg veranderd. 10 jaar terug kwam bijna alles nog op papier binnen, nu gaat dat voornamelijk via de mail. De werkwijze is volledig veranderd. Waar we vroeger afwachten tot een dossier konden samenstellen en archiveren, nu zijn we nu pro-actief en kijken vooraf wat voor zaaktype en proces het is wat doorlopen moet worden.”

Wat is daarvan een voorbeeld?
“Neem Omgevingsvergunningen (voorheen ‘Bouwvergunning’) daar is het proces in vergelijking met vroeger helemaal veranderd. Het kwam de aanvraag binnen op papier, ging het naar de afdeling en kwam het weer terug met het besluit. Dat ging het dossier in. Nu maken digitaal al een dossier aan bij de aanvraag. Die aanvragen komen digitaal binnen via de speciale landelijke website en worden bij ons direct ‘ingeschoten’ in de applicatie waarmee de vakafdeling werkt voor de beoordeling. Besluiten worden digitaal toegevoegd aan het dossier en dat wordt vervolgens doorgezet naar de archiefapplicatie.”

Rond mijn 50e volgde ik op hbo-niveau de Hogere Managementopleiding Documentaire Informatievoorziening

Hoe heb je jezelf kunnen voorbereiden op het werk dat je doet?
“Ik volgde jaren geleden de opleiding bestuursambtenaar en ook de vakopleidingen van de Stichting Opleiding Overheidsdocumentatie. Daarna heb ik ook mbo-opleidingen gevolgd en specifieke trainingen op mijn vakgebied. Rond mijn 50e volgde ik op hbo-niveau de Hogere Managementopleiding Documentaire Informatievoorziening, een opleiding die naast kennis ook de ontwikkeling van vaardigheden omvat. Dat is noodzaak omdat je ook om tafel zit met medewerkers, afdelingshoofden en bestuurders om de inrichting van processen te stroomlijnen. Samenwerken en adviseren gaat zo naadloos in elkaar over.”

De gemeente maakte het voor je mogelijk die opleidingen te volgen?
“Jazeker, als het aan het werk is gerelateerd, krijg je er alle ruimte voor!”

Wat maakt werken bij de gemeente zo waardevol?
“Het leukste van het werk vind ik om samen met collega’s te werken en ook om hen in hun werk te ondersteunen en mee te denken. Daarnaast zijn hier regelmatig ‘klussen’ waarvoor je je aan kunt melden. Zo ben ik betrokken bij het beschrijven van werkprocessen om die LEAN, dus zo efficiënt mogelijk, te maken. Ook ben ik schrijfcoach om medewerkers en bestuurders bij te brengen hoe ze meer publieksgericht kunnen communiceren op schrift. Minder ambtelijk dus. Soms doen we daarvoor trainingen met een groep en soms ad hoc als mensen met vragen zitten.”

Wat voor ingrepen doe je dan in teksten?
“De burger wil bij besluiten snel kunnen zien wat de uitkomst is. Hij of zij moet niet eerst een lange tekst hoeven te lezen om dan pas te zien of iets wel of niet is toegestaan. De belangrijkste informatie - de beslissing - moet je eerst melden en dan pas de toelichting.”

Kijk ook naar ...